Die richtigen Dinge richtig tun –
Wertschöpfende Prozesse erkennen, optimieren und die Ertragskraft steigern! Gern analysiere und strukturiere ich ihre Prozesslandschaft.

© Dr. Borris Orlikowski, Consibo

Warum ist Prozessoptimierung so wichtig?

Das Thema „Prozessoptimierung“ beschäftigt Organisationen spätestens immer dann, wenn die Störungen im operativen Tagesgeschäft so massiv sind, dass es spürbare Leistungslücken und Beschwerden auf der Kundenseite oder auf Seiten der Beschäftigten gibt. Dann geht es darum, diese Störungen im operativen Geschäft zu beheben oder Prozesse mit Blick auf die Cost Income Ratio effizienter zu gestalten.

Dokumentierte Prozesse sorgen für Transparenz, helfen bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und stellen Wissen in der Organisation zur Verfügung. Diese werden idealerweise in einer Prozessdatenbank revisionssicher dokumentiert und sind für alle Organisationsmitglieder abrufbar. Regulatorische Organisationspflichten werden dadurch erfüllt und zugleich die Wettbewerbsposition gestärkt. Im Vergleich hat das Risiko aus Kopfmonopolen bei hinreichender Prozessdokumentation weniger Gewicht.

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Prozessdokumentation

Für das Gesamtbild ist es hilfreich, wenn an den entscheidenden Stellen im Unternehmen Transparenz darüber herrscht, welche Dinge wichtig und effektiv sind, und wie diese Dinge dann auch richtig und damit effizient ausgeführt werden sollten.

Diese Transparenz stellt die Prozessoptimierung sicher, in dem sie mit Prozesslandkarten arbeitet, die die Abläufe einer Organisation in Führungsprozesse, wertschöpfende und Unterstützungsprozesse unterteilt.

Der Fokus liegt dabei immer auf den wertschöpfenden
Prozessen, weil sie es sind, mit denen ein Unternehmen Geld verdient. Diese Prozesse sind es, für die ein Kunde bereit ist zu bezahlen. Da aber das wertschöpfende Geschäft abhängig ist von Zuarbeiten, ist es wichtig auch die Führungs- und Unterstützungsprozesse nicht aus
den Augen zu verlieren.

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Prozesslandkarten

Über Prozesslandkarten werden die Abläufe einer Organisation in Führungsprozesse, wertschöpfende Prozesse & Unterstützungsprozesse unterteilt. Der Fokus liegt dabei immer auf den wertschöpfenden
Prozessen, weil sie es sind, mit denen ein Unternehmen Geld verdient. Diese Prozesse sind es, für die ein Kunde bereit ist zu bezahlen. Da das wertschöpfende Geschäft abhängig ist von Zuarbeiten, ist es wichtig die Führungs- und Unterstützungsprozesse zu berücksichtigen.

Mit einer einfach zu bedienenden Prozessdatenbank haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, sich schnell einen Überblick darüber zu verschaffen, was innerhalb eines Prozesses verlangt wird. Im Zuge der Prozessdokumentation ist es in diesem Kontext wichtig, die richtige Balance in der Tiefenstruktur und Ausführlichkeit der Dokumentation zu finden. Bei der erstmaligen Anlage oder Aktualisierung eines Prozesses ist häufig eine weniger tiefe Betrachtung von Nöten, als bei der Untersuchung von Störungen im operativen Tagesgeschäft oder der Digitalisierung von Prozesse.

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Digitale Transformation in der Prozessoptimierung

In einer zunehmend vernetzten Welt streben Unternehmen an, die eigene Wettbewerbsfähigkeit über den Einsatz digitaler Hilfsmittel in Form von Soft- und Hardware zu stärken. Damit innerhalb einer Organisation die digitale Transformation gelingt, muss man das Zusammenspiel von Technik und Menschen betrachten. Denn eine Software gegen den Willen der Organisation einzuführen, führt zu Friktionen. Im Extremfall scheitert das Digitalisierungsvorhaben. Die eingesetzten Ressourcen sind bei einem Scheitern des Projekts häufig komplett verloren. 

Je nach Digitalisierungsfokus sollte jeder Prozess, der Gegenstand einer
Digitalisierung ist, überprüft werden:

  • Ist der Prozess wertschöpfend?
  • Sind die Kunden bereit, für diesen Prozess zu zahlen?
  • Stehen die Organisationsmitglieder hinter dem Konzept des
    kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)?
  • Sind sie mit den Werkzeugen des Lean Managements und agilen Arbeitens, z.B. dem PDCA-Zyklus, vertraut?
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Agile Prozessoptimierung

Prozesse zu dokumentieren ist eine Einladung, das eigene Tun hinsichtlich der Wertschöpfung zu reflektieren und Optimierungspotenziale umzusetzen. Zum Einen geht es immer um die Frage, ob die unternehmerische Vision und die damit verfolgten Ziele zur Organisation passen. Dazu gehört die Reflexion über auftretende Widerstände und die wahrnehmbare Zusammenarbeits- und Fehlerkultur. Ein Unternehmen, das sich als prozessorientiere Organisation digital(er) oder agil(er) aufstellen will, braucht eine bestimmte Haltung, in der Unternehmensleitung, unter Führungskräften und in der Belegschaft.

Ziele der Digitalisierung & Agilisierung

Was genau soll mit der Digitalisierung oder Agilisierung erreicht werden?

  • die Digitalisierung bisher nicht automatisierter Abläufe?
  • Einführung von SCRUM als agiler Projektmanagement-Methode?
  • Optimierung des Zusammenwirken der Prozessbeteiligten an den Schnittstellen unter Wirtschaftlichkeitsaspekten?

Die frühzeitige Klärung dieser Fragen ist für den Erfolg eines Projekts zur Prozessoptimierung oder eines Digitalisierungsvorhabens essentiell. 

Prozessoptimierung Beratung 

Gern unterstütze ich Sie bei der Prozessdokumentation und Erstellung einer Prozesslandkarte. Auch bei der Einführung oder Moderation von Techniken des Lean Management oder „New Work“-Methoden und anderen auf Mitarbeiterpartizipation ausgerichteten Arbeitsmethoden, unterstütze ich Ihre Organisation gern:

  • Erfassung der Prozesse und Erstellung von Prozesslandkarten
  • Beratung und Begleitung bei der nachhaltigen Umsetzung von neuen Prozessen und Arbeitsweisen in der Organisation.
  • Begleitung von Organisationseinheiten in ihrer agilen Transition und Förderung der KVP Maßnahmen
  • Befähigung und Coaching sowohl crossfunktionaler (Projekt-)Teams, Führungsteams und Organisationsbereichen als auch Einzelpersonen wie Scrum Mastern, Product Ownern und Führungskräften.
  • Förderung der Selbstorganisation in Teams, Heranführung an agile Denk- und Arbeitsweisen und Team-Unterstützung bei der Anwendung von Prinzipien und Methoden des Lean Managements.
  • Konzeption & Moderation von Workshops zur Prozessoptimierung und Förderung des unternehmensweiten Prozess-Wissenstransfers.
Prozessoptimierung Beratung