Prozess-Fitness-Check
Wertschöfpungs-Potenziale in Prozessen erkennen und heben
...auf einen Blick
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Mit einem Prozess-Fitness-Check das Potenzial in Prozessen erkennen und die Unternehmensstrategie in effiziente Prozesse transformieren
Die große Herausforderung: Eine Unternehmensstrategie in effiziente Prozesse umsetzen
Kennen Sie das? Die Unternehmensstrategie steht, aber die Prozesse laufen unrund, zu langsam, zu teuer, zu fehlerhaft…! Wettbewerbs- und Kostendruck stellen hohe Anforderungen an die Organisation und ihre Mitarbeitenden. Angesichts knapper Ressourcen müssen Prozesse effizienter werden. Denn für ein Mehr an Menschen und Ausstattung fehlen oft die Mittel. Viel Hoffnung wird in diesem Zusammenhang daher auf digitalisierte Prozesse gesetzt, um in schwierigen Zeiten ein Mehr an Produktivität ohne ein Mehr an Menschen zu realisieren. Klar ist, dass sich etwas verbessern muss. Aber was? Häufig ist unklar, welche Stellschrauben justiert werden müssen, um zu besseren Resultaten zu gelangen. Um auf Dauer wettbewerbsfähig zu sein, muss das Wechselspiel aus Verfügbarkeit, Qualität, Kosten und Individualität hocheffizient orchestriert werden. Genau hier setzt der Prozess-Fitness-Check an!
Transparenz über Verbesserungspotenziale in Prozessen mit dem Prozess-Fitness-Check
Der Prozess-Fitness-Check prüft die Prozesse eines Unternehmens auf „Herz und Nieren“:
- Geschäftsprozess-Management (BPM): wie gut sind die Prozesse auf die Unternehmensstrategie und Strukturen abgestimmt und welchen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten die Prozesse?
- Effizienz: wo werden Ressourcen nicht optimal eingesetzt und führen so zu erhöhten Prozesskosten und schlechten Durchlaufzeiten oder anderen Ineffizienzen (Verschwendung)?
- Automatisierungspotenzial: wo können durch den Einsatz von Technologie manuelle oder wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden?
Diese drei Dimensionen werden durch den Prozess-Fitness-Check aus verschiedenen Blickwinkeln beleuchtet. Die Sicht des Prozessverantwortlichen (Selbstbild) wird mit der Sicht der Prozessbeteiligten (Fremdbild) abgeglichen. Die Zufriedenheit der (internen/ externen) Kunden mit dem Prozess kann ebenfalls in die Untersuchung eingebunden werden. Dies führt zu einer hohen Transparenz über die Kundenzufriedenheit mit den Prozessergebnissen wie Qualität, Kosten und Pünktlichkeit der erbrachten Leistung
Das Ziel eines Prozess-Fitness-Checks ist die schrittweise Verbesserung der Gesamtleistung einer Organisation von Stufe zu Stufe.
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Der Prozess-Fitness-Check hat eine hohe Akzeptanz und kann flexibel eingesetzt werden
Bei der Konzeption des Prozess-Fitness-Checks war es Ziel ein einfach zu handhabendes Instrument bereitzustellen, dass eine hohe Akzeptanz sowohl im Management als auch bei Mitarbeitenden in den operativen Einheiten hat.
Der Prozess-Fitness-Check
- ist durchführbar in allen operativen Einheiten und Stabsstellen
- kann unabhängig von der Organisationsgröße und auf allen Ebenen der Organisationsstruktur eingesetzt werden
- bietet eine umfassende Analyse der Prozessgüte auf drei Dimensionen und umfasst auf Wunsch auch eine Prüfung der Kundenzufriedenheit
- ermöglicht unterschiedliche Anwendungsszenarien – die Methodik eignet sich sowohl für die Selbstbewertung in Teams als auch für die Management-Evaluation von End-to-End-Prozessen
- hat eine hohe Akzeptanz durch Selbst- und Fremdbild-Erhebung der Prozessbeteiligten
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Wettbewerbs- und Kostendruck stellen hohe Anforderungen an die Organisation und ihre Mitarbeitenden. Angesichts knapper Ressourcen müssen Prozesse effizienter werden. Denn für ein Mehr an Menschen und Ausstattung fehlen oft die Mittel. Viel Hoffnung wird in diesem Zusammenhang daher auf digitalisierte Prozesse gesetzt.
Qualifiziert für die digitale Zukunft ist eine Organisation
- die prozessorientiert organisiert ist
- deren Prozesse und Produkte standardisiert und modularisiert sind
- in der selbststeuernde Regelkreise die Komplexität reduzieren
- in der die Prozesse in administrativen und produktiven Bereichen stabil sind
- deren Management klare Vorbilder lebt oder Lean Leadership praktiziert („walk the talking“)
- in denen die Denkweise eines jeden „Ich bin Teil des Ganzen“ ist
- wenn das Management, die Führungskräfte sowie die Mitarbeiter und Teams eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung (Kaizen) leben.
Der Prozess-Fitness-Check prüft, ob Ihre Prozesse fit sind für eine digitalisierte Zukunft
Eine erfolgreiche Digitalisierung fußt auf einem soliden Fundament.
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- Wertstromorientierung: Alle Prozesse müssen „wertvoll“ sein. Wertvoll sind alle diejenigen Prozesse, für die Kunden bereit sind, zu bezahlen.
- Mindset: Das Vorhandensein eines kundenorientierten Mindsets muss in allen Ebenen der Organisation ausgeprägt sein, damit nur wertschöpfende Prozesse überleben.
- Prozessorientierung: „End-to-End“ konzipierte Prozesse gewährleisten, dass abteilungsübergreifende Prozesse effizient laufen und aus Schnittstellen Nahtstellen werden.
Digitalisierungsanforderungen: Wie gut ist Ihr Unternehmen vorbereitet?
Der Prozess-Fitness-Check misst die Qualität der gelebten Geschäftsprozesse, identifiziert Verschwendungsquellen und betrachtet das Automatisierungspotenzial.
Aus dem Ergebnis können Management und Teams konkrete Verbesserungsvorschläge ablesen, die darauf abzielen, die Digitalisierung der Prozesse voranzubringen, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Effizienz der Prozesse zu optimieren. Für eine weitereichende Messung des Wertschöpfungsbeitrag kann auf Wunsch auch die Kundenzufriedenheit ermittelt werden.
Warum ein Prozess-Fitness-Check gut und wichtig für den Erfolg Ihres Unternehmens ist
Ein Prozess-Fitness-Check
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- bildet mit Blick auf die strategischen Digitalisierungsziele einen einheitlichen Kenngrößen-Status quo ab
- ist Grundlage für den Dialog zwischen Management und Mitarbeitenden
- ermöglicht Empfehlungen für Management und Team mit hoher Teamakzeptanz durch Selbst- / Fremdwahrnehmungsergebnisse
- Ableitung von Maßnahmen sowohl für Teams als auch für Abteilungen oder abteilungsübergreifende Bereiche (unabhängig davon, ob es sich um Markt- oder Stabsbereiche handelt)
- ermöglicht messbare kurz-, mittel- und langfristige Ziele für verschiedene Dimensionen
- fördert die kontinuierliche Verbesserung durch Input für den PDCA-Zyklus (kontinuierliche Verbesserung)
Der Prozess-Fitness-Check ist ein überschaubarer Prozess
Die Durchführung eines Prozess-Fitness-Checks verläuft entlang fest definierter Phasen. Die Tiefe und Dauer werden gleich zu Beginn festgelegt. Da die Erhebung der Teamdaten auf Basis einer DSGVO-konformen online-Erhebung basiert, können die Rohdaten schon unmittelbar nach Beendigung der Erhebungsphase ausgewertet werden.
Die Präsentation der Ergebnisse kann flexbibel als „vor-Ort-Präsentation“, als Workshop oder als online-Konferenz erfolgen.
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